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Onboarding avec une LXP, un processus continu :
Créer une expérience d’onboarding cohérente est un défi, quelle que soit la taille de votre entreprise.
Qu’il s’agisse du premier ou du millième nouvel employé, il faut qu’il se familiarise avec les méthodes de travail de votre entreprise, et ce, rapidement.
Selon le poste, il peut falloir plusieurs mois pour qu’un nouveau membre de l’équipe soit pleinement productif, et c’est justement le rôle du L&D de donner aux nouveaux collaborateurs les meilleures chances d’être non seulement productifs, mais même d’exceller.
De plus, c’est un défi que chaque organisation relève différemment, ce qui montre qu’il n’existe pas de formule magique pour réussir.
De nouvelles approches et outils peuvent être utilisés pour soutenir en continu les interactions dans le cadre d’un onboarding, mais pour en tirer parti, il faut d’abord et surtout arrêter de les voir comme des événements ponctuels, sinon comme des processus continus.
Explications.
Le processus d’onboarding joue un rôle déterminant dans la performance du nouveau collaborateur.
Bien que tout le monde reconnaisse son importance, il est très souvent vu comme un événement ponctuel.
D’un côté, il peut être décisif en matière d’expérience collaborateur et contribuer à améliorer la rétention et l’engagement des collaborateurs ainsi qu’à développer la marque employeur.
De l’autre, un bon onboarding améliore la performance de l’entreprise en alignant les besoins des collaborateurs et des équipes avec la stratégie de l’entreprise.
Quelques statistiques (à titre indicatif) :
Jusqu’à 82 % d’amélioration de la rétention des collaborateurs avec un bon onboarding (Brandon Hall et HCI)
Après l’expérience d’onboarding d’un nouvel employé, 1/5 des nouveaux employés est peu susceptible de recommander son employeur à un ami ou à un membre de sa famille (Digitate)
Seules 37 % des entreprises prolongent leur processus d’accueil au-delà d’un mois (Aberdeen)
Les managers sont responsables d’au moins 70 % de la variance des scores d’engagement des employés (Gallup)
Souvent, quand un employé part de l’entreprise, bien qu’il laisse derrière lui son travail, il s’en va malgré tout avec beaucoup de connaissances que son successeur peut mettre longtemps à acquérir.
Que ce soit sa connaissance des équipes et la manière de manager les différentes individualités, sa connaissance du produit ou des services, des clients, des comptes rendus, des résumés de projets, des idées… s’il peut laisser une trace de tout cela derrière lui, cela bénéficiera à l’organisation.
L’onboarding et l’offboarding sont donc intrinsèquement liés et, comme nous allons le voir, il est difficile d’être performant dans l’un sans l’être dans l’autre. Or, ils sont souvent perçus comme des processus ponctuels et distincts, et il s’avère que ce manque de cohérence entre les deux entraîne une série de problèmes.
Les apprenants sont trop souvent bombardés de faits, d’informations, de procédures, de noms, d’organigrammes, de cartes d’entreprise… Bref, pas des informations faciles à mémoriser, alors qu’ils ne disposent pas encore des éléments de contexte nécessaires pour bien appréhender tout cela.
Si l’on sait qu’en général un nouvel arrivant met plusieurs mois à devenir performant, la durée des périodes d’onboarding est souvent beaucoup plus courte que le temps nécessaire à l’acculturation du collaborateur. De plus, la surcharge d’informations à « digérer » en peu de temps nuit à l’appropriation du collaborateur dans son nouveau rôle et à sa sociabilisation au sein d’une nouvelle équipe.
Bien trop souvent, la digitalisation d’un processus d’onboarding sous la forme d’une formation se contente de digitaliser un certain nombre de savoirs théoriques, voire même des informations d’ordre public. En effet, bon nombre d’entreprises possèdent des modules sur « les valeurs », « les missions », « les objectifs », alors que ces informations sont, la plupart du temps, présentes sur le site web de l’entreprise.
Relativement à son ancêtre, le LMS, la Learning Experience Platform a une approche différente de l’onboarding et offre de nombreuses possibilités supplémentaires.
D’ailleurs, dans le cadre d’une LXP, si on se pose la question de l’onboarding et surtout de l’offboarding à la base, c’est qu’il y a un problème. Les connaissances n’ont pas été digitalisées au fil du temps.
D’entrée, si l’onboarding est présenté comme un événement ponctuel, une case à cocher, le processus d’onboarding manquera de pertinence et sera abandonné dès qu’il est terminé.
Quel est donc le rôle que peut jouer une LXP en matière d’onboarding ?
Chaque apprenant est unique et arrive avec son ensemble d’expériences et de connaissances, de sorte que, même si le processus de recrutement a été rigoureux, vous ne pouvez pas toujours présumer de ce qu’ils savent et ce qu’ils ne savent pas, au-delà des certifications reconnues et de la formation effectuée dans les systèmes de l’entreprise.
En plus des parcours d’onboarding standard prévus, la LXP peut apporter du sens aux différentes actions de formation en recommandant des contenus spécifiques aux compétences attendues pour le poste actuel, le suivant, des contenus spécifiques au poste, des contenus jugés pertinents par d’autres membres de l’équipe ou des contenus pour lesquels l’apprenant présente un intérêt.
D’autre part, la LXP n’a pas de limites, non seulement quant à l’intégration de différentes activités provenant de différentes sources, mais également quant à leur traçabilité.
En effet, l’architecture de données construite sur la norme xAPI permet de structurer les données pour facilement assurer la cohérence de l’expérience d’onboarding à travers la variété de modalités.
Des verbes comme “ramper”, “sauter” ou “tirer” font même partie de la liste des verbes xAPI, montrant à la fois le niveau de granularité atteignable par l’utilisation de la norme, mais également qu’elle est idéale pour capter toute cette partie informelle de l’apprentissage.
Au-delà de sa capacité à personnaliser et à contextualiser la formation, la LXP capture également la dimension humaine de l’apprentissage.
Une LXP dispose donc de fonctionnalités telles que les profils utilisateur, le partage de contenu (articles, vidéos, podcasts…), la création de contenu ou de parcours, le suivi d’experts métiers, l’animation de communautés d’apprenants, les événements synchrones, le mentorat, les séances de coaching, les challenges, le feedback, le scan de QR codes, les chasses au trésor, le système de buddy…
Les LXP attachent une importance toute particulière au rôle du manager, car ce dernier joue un rôle clé dans l’engagement d’un nouvel arrivant. Or, de nombreux managers rapportent ne pas avoir autant de temps à y dédier qu’ils aimeraient. En l’occurrence, même si l’architecture pédagogique est bonne, si le manager manque de temps, d’implication ou de moyens, il peut avoir du mal à déployer un onboarding de qualité.
Ces plateformes tentent donc d’aider le tandem L&D/Manager en alignant les besoins des différentes parties prenantes et en leur donnant les outils nécessaires pour s’impliquer facilement.
Les managers peuvent par exemple organiser des séances de coaching captées par le système, travailler autour et développer des compétences, recommander du contenu, cloner et personnaliser des parcours pour un nouvel arrivant ou en créer de toute pièce…
Que ce soit via de la création ou de la curation de contenu, les collaborateurs doivent pouvoir facilement digitaliser et partager leur savoir en continu.
Certains peuvent apporter plus que d’autres, comme les experts métiers, et il convient de les identifier pour mettre en place une structure d’incitation au partage.
Quelles que soient les modalités exactes, une stratégie de gestion de connaissances basée sur l’UGC est une composante essentielle d’une culture apprenante.
Si la culture — au sens large — est un ensemble de comportements inconscients communs à un groupe d’individus, la culture d’apprentissage peut être vue comme la somme des collaborateurs d’une entreprise qui ont fait de la formation un réflexe, un non-événement.
Elle peut être très dure et souvent assez longue à changer, et un vecteur de changement puissant est le renouvellement. C’est notamment au moment où un collaborateur arrive dans l’entreprise que l’on peut avoir un grand impact.
L’onboarding est donc un moment privilégié pour impacter la culture de l’entreprise.
Le LXP peut transformer le processus d’onboarding en un processus continu tout au long de la durée de l’emploi.
Pendant tout son temps dans l’entreprise, un employé pourra ajouter et partager du contenu pertinent au sein de l’écosystème learning, laissant ainsi une trace des connaissances et des perceptions développées à son poste.
Par ailleurs, un nouvel arrivant aura accès à des informations métier spécifiques à son poste, département ou à l’entreprise, qu’il pourra utiliser pour développer ses connaissances dans la durée, bien au-delà de ce qu’aurait été possible autrement.
Dans une approche continue de l’apprentissage, où un collaborateur connaît les compétences attendues pour son poste actuel ou celui vers lequel il souhaite évoluer, et dispose d’outils pour soutenir toutes les activités pédagogiques et parties prenantes, les notions d’onboarding (et d’offboarding) deviennent extrêmement floues.
Après tout, dès lors qu’il dispose des connaissances nécessaires à sa productivité, et jusqu’à son prochain changement de poste, il est théoriquement à la fois continuellement en onboarding de son prochain poste et en offboarding de son poste actuel.
L’onboarding doit avant tout être une expérience pour le nouvel arrivant. Une LXP, en tant que plateforme supportant toutes les activités pédagogiques et parties prenantes d’un processus d’onboarding, dans un parcours personnalisé et pertinent selon les compétences attendues, peut donc s’avérer d’une grande utilité.
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